entreprenörsdrivsbloggen

entreprenörsdrivsbloggen

Om bloggen

Vi vänder oss till alla småföretag, företagare och entreprenörer. Vi vill verka för att skapa tillväxt i våra företag. Bloggen är den skrivna versionen av vår podcast entreprenörsdriv. Vi diskuterar företagandet, drivkrafter och entrepenörsskap blandat med intressanta gäster. Vi delar med oss av våra egna erfarenheter och ge många tips! Nytt poddavsnitt kommer alltid ut en gång per vecka, oftast på söndag eftermiddag. Ibland kommer fler avsnitt per vecka. Du kan prenumerera på oss i Itunes, Acast, Sticher eller andra poddcastläsare. Följ oss även på Instagram, Facebook och Twitter så missar du inget. Vill du se några filmsekvenser så kolla in vårt youtubekonto. Du kan kontakta mig på tomas@entreprenorsdriv.se

99 Goda råd om styrelsearbete i praktiken

FörändringsarbetePosted by Tomas Tränkner Sun, October 30, 2016 09:54:24
Maria Floxner möter många små och medelstora företag som har börjat fundera på vad styrelsearbete är, och ofta så är det en rädsla för att ta in någon extern i styrelsen eller mentor som skall hjälpa till.



Hur gör man rent praktiskt?
Andra frågor som kommer från småföretagare är -hur gör man med styrelsearbete rent praktiskt och vad kostar det om jag skall ta in någon som skall hjälpa mig med detta?
De flesta som börjar tänka på att ta in en extern i sin styrelse börjat titta i sin närmaste bekantskapskrets, om det finns någon som kan rekommendera någon. Man kanske bordet tänka på vad är det vi behöver och var står vi idag? Precis det är vad en styrelse skal jobba med, de strategiska frågorna, säger Maria Floxner.

Banken visa intresse
Ofta börjar det via banken eller revisorn som börjar peta i styrelsefrågan. Ett första steg kan vara att ta in en styrelsementor, någon som kan styrelsefrågor som t.e.x. ”styrelseår” och ”arbetsordning”, som vet hur man kopplar styrelsearbetet till den operativa verksamheten. Det handlar om att få ordning och struktur, och dela upp frågor som hör hemma i styrelserummet och de som hör hemma i verksamheten.

Att jobba med en styrelsementor är en bra början till att jobba med en extern styrelseledamot. En mentor har inte samma förpliktelser mot bolaget som en ordinarie styrelsemedlem.

Att gå in i en styrelse innebär ett ansvar, om inte företaget sköter sina skatteinbetalningar är styrelsemedlemmarna personligt ansvariga. Det kan därför ibland vara bättre att börja som mentor för att lära känna företaget, innan man går in som ordinarie medlem.

Styrelseakademin, Handelskammaren, Almi, Region Östergötland, Linköpings & Norrköpings Näringslivsbolag har jobbat i ett projekt med mentorskap i små bolag.
Styrelseakademin kan hjälpa till med att analysera vilken typ av extern styrelsemedlem som behövs. Rekrytering kan sedan göras från Styrelseakademins kandidatbank.

Göran Ekdahl förordar att rekryteringen av en extern styrelsemedlem görs på detta sätt, och inte via egna kontakter med första bästa som dyker upp.
Göran tycker att den första externa styrelseledamoten som rekryteras skall vara en generalist, med bred kunskap om att driva företag med chefserfarenhet. Det viktiga är att få en blandad grupp av individer, där inte alla tänkte och tyckte samma sak.

Alla som går in i ett styrelsearbete bör ha grundkunskaper i ekonomi och juridik, anser Göran Ekdahl.

De stora företagen vet redan vad det är för nytta med en extern styrelse. De är dessutom beredda att betala för det.

Vad kostar det?
Maria Floxner möts ofta av frågan vad det kostar att ta in en extern styrelsemedlem. Den första externa som kommer in i en bolagsstyrelse brukar vara ordföranden. Vad kostar en extern ordförande? Styrelseakademin har tagit fram en bok som heter ”Vägledning till god styrelsesed” och uppdaterades 2014. Den är som en liten bibel, en uppslagsbok, säger Maria. Där kan man läsa om arvoden. Det finns nämligen ingen prislista!

-Det är som att fråga var en bil kostar, det beror på vilket märke och modell etc. . Motfrågan är -vad vill du ha? I boken ”Vägledning till god styrelsesed” står det att en styrelseordförande skall ersättas med minst två inkomstbasbelopp (2016 är det 59 300 kr) eller 20-30 % av VD´s fasta lön. Övriga medlemmar i styrelsen bör ersättas med hälften av ordförandes ersättning.

Oj, det blev ju mycket pengar, kan man tycka. Men det är ju alltid en förhandlingsfråga. Alla går ju in i ett styrelsearbete med olika förutsättningar, säger Maria Floxner. Styrelseakademin får ofta frågan vad det skall kosta med en extern styrelseordförande. Riktlinjerna ovan kan både ge högre och lägre ersättning beroende på omfattningen på uppdraget. Att vara styrelseordförande är inte bara att vara med på möten, det är en rad andra återtaganden. Det kan vara förberedelser inför styrelsemöten, resor och bollplank till VD.

Göran Ekdahl berättar om exempel där styrelseordförande haft daglig kontakt med VD under vissa perioder. Nästan alltid har styrelseordföranden en kontakt i veckan. Och detta tar tid.

Inte sällan är styrelseordföranden en person som har sin karriär bakom sig. De tycker det att kul att ägna sig åt styrelsearbete när de har lite mer tid. Då kanske priset kan gå ner lite grand.

Vad kännetecknar ett bra styrelsemöte?
Formerna för styrelsemöten bestäms vid det konstituerande styrelsemötet, det första efter bolagsstämman. Då upprättas en arbetsordning för styrelsen där antal möten, datum och vilka frågor som skall tas upp, vilka frågor som alltid skall tas upp etc. Ett års hjul görs för vad som skall tas upp. Ansvar beskrivs för styrelsemedlemmar och VD. VD´s arbetsinstruktion kan också tas med.

Det skall finnas rutiner för hur kallelsen till ett styrelsemöte skall se ut och när den skall skickas ut. Materialet inför styrelsemötet skall skickas ut i god tid. Man skall inte öppna kuvertet på bordet vid mötet! Man skall ha läst på innan. Det skall inte behövas föredragningar av utsänt material.

Hur skall agendan se ut på styrelsemötet?
Göran Ekdahl menar att det finns en risk att man ägnar för mycket tid åt det som varit och för lite tid åt det som kommer. Ordföranden ansvarar för att leda mötet och att alla kommer till tals.

Ett styrelseprotokoll innehåller inte diskussionen, bara besluten. Det skall vara justerat och helst inte skrivet av VD eller styrelseordföranden. Protokollen är grunden för ansvarsprövningen för styrelsen.

Maria Floxner tycker att arbetsordningen är det bästa dokumentet för styrelsen. Det är så lätt att applicera på den ordning som finns för det operativa arbetet. Inför varje styrelsemötet framgår det av arbetsordningen vad som är huvudtemat för detta möte.
När styrelsen har ägnat den kortaste tiden till att kontrollera och följa upp, så tar man resten av tiden att diskutera det som är styrelsens viktigaste uppdrag, de strategiska frågorna. Det är så bra för ett företag att ha kontinuiteten och disciplinen att jobba på detta sätt, säger Maria.

Utöver den affärsidé du har och det du är duktig på att göra i företaget, så har du också en ordning i hur du skall jobba i företaget för att kunna växa och möta konkurrens.

VD kan inför ett styrelsemöte skicka ut ett s.k. VD brev, som inte utgör en formell del av styrelsemötet, men som informerar styrelsen om läget i den operativa verksamheten.

I Styrelseakademin finns det mallar och ordlistor för allt detta vi pratat om.
Maria Floxner vill lyfta fram valberedningen, det kanske låter lite tråkigt, men tänk att ha någon som jobbar med vem vi skall ta in i styrelsen. Valberedningen har stor makt, menar Maria.

Talang och kompetensförsörjning är en framgångsfaktor för alla företag. Vilken koll har man på detta i en styrelse, undrar Maria. Denna fråga kommer att lyftas på Stora styrelsedagen den 28 november i Linköping. Näringslivets toppar brukar vara på scenen. Det är ett utmärkt tillfälle att nätverka, säger Maria Floxner.

Lyssna på hela avsnittet här: http://entreprenorsdriv.libsyn.com/99-goda-rd-om-styrelsearbete-i-praktiken